¿Por qué es importante tener el inventario en tiempo real por tienda?

Qué significa «en tiempo real»

Significa que el inventario se actualiza con cada movimiento: una venta, una baja, un ingreso de mercancía. No depende de que alguien digite al final del día. Cuando el sistema de caja y el de inventario son el mismo, esto pasa solo.

Por qué «por tienda» importa tanto

Saber que tienes cien unidades en total no sirve si todas están en la tienda equivocada. Con varias tiendas, la pregunta útil es: ¿cuánto hay aquí, hoy?

• Una tienda puede estar sin existencias mientras otra tiene de sobra.
• Cada tienda tiene su ritmo de venta.
• Las mermas y los errores también son por tienda.

Qué problemas evita

Quedarte sin producto

Si ves que algo se está acabando, puedes pedirlo antes de que falte en la estantería o en la carta.

Comprar de más

Si sabes lo que tienes, no pides por miedo. En alimentos, eso significa menos vencimientos.

Diferencias que nadie explica

Cuando ventas, bajas e ingresos están en el mismo lugar, una diferencia en el conteo es más fácil de rastrear.

De dónde salen los movimientos

Un inventario confiable se alimenta de varias fuentes, todas registradas:

• Ventas en mostrador o en mesa.
• Recetas que descuentan insumos cuando vendes un producto preparado.
• Bajas y mermas con su motivo.
• Ingreso de insumos y recepciones de mercancía.
• Pedidos a la fábrica o a la bodega.

Si alguna de estas queda por fuera, el «tiempo real» deja de ser real.

El conteo físico sigue siendo necesario

El inventario en tiempo real no reemplaza el conteo. Lo hace más útil: cuando cuentas, comparas contra un número actualizado y la diferencia te dice algo. Sin sistema, el conteo solo te dice cuánto hay, no cuánto debería haber.

Cómo lo apoya el POS de Neurtul

El POS para tiendas y cafeterías de Neurtul incluye inventario en tiempo real y por tienda. En la demo de Mercado Brío, una cadena ficticia, se ven en un solo lugar las existencias, las bajas, los pedidos a fábrica, el ingreso de insumos, la cobertura, las compras y las recepciones. Las recetas descuentan insumos, y se puede usar con lector de código de barras en la venta.

Las tiendas de Juan Choconat operan con este POS y hacen sus pedidos a la planta desde él.

Inventario y lector de código de barras

El lector de código de barras no es solo para ir más rápido en la caja. También evita errores de inventario: si el cajero busca el producto a mano y elige uno parecido, el sistema descuenta el equivocado. Con el código, la venta descuenta exactamente lo que salió. Lo mismo vale al recibir mercancía.

Un ejemplo con varias tiendas

En la demo de Mercado Brío, una marca ficticia con varias tiendas, la gerencia puede ver que un producto está por agotarse en una sede mientras otra todavía tiene. Con ese dato decide a tiempo: ajustar el próximo pedido a la fábrica o revisar por qué una tienda vende más. Sin inventario por tienda, esa decisión se toma tarde o no se toma.

Qué revisar cada semana

• Productos con existencias bajas en cada tienda.
• Productos que no se mueven y ocupan espacio.
• Diferencias entre el conteo físico y el sistema.
• Mermas registradas por tienda.

Para empezar

Si hoy no tienes inventario en sistema, no intentes cargar todo de una vez. Empieza por los productos que más vendes y por los que más se pierden. Haz un conteo inicial en cada tienda, cárgalo y desde ese día registra cada venta, baja e ingreso. En pocas semanas tendrás un inventario que se parece a la realidad y sabrás dónde están las diferencias.